Компания Синхротел выступила генеральным техническим подрядчиком по обеспечению мероприятия.  Конференция проходила на ледовом поле 60х30 м закрытым специальными пластиковыми щитами. Все пространство было поделено на 2 зоны: одна половина была отдана под пленарное заседание, вторая разделена на 4 секции. Монтаж оборудования был осуществлен в течении 3-х дней. Демонтаж в течении 7 часов.

Перечень подряда.
Синхронный перевод речи на 6 языков и в пленарном заседании и в каждой из 4-х секций.
Обеспечение звуковым оборудование пленарного заседания и 4-х секции.
Обеспечение световым оборудование пленарного заседания и 4-х секций под условия телевизионной съемки ВГТРК
Обеспечение удаленной работы синхронных переводчиков речи.
Обеспечение пресс-центра, штабов и прочих зон трансляции видео и аудио информацией с пленарного заседания и 4-х секций. 

Техническое обеспечение мероприятия заключалось в  обеспечении синхронным переводом  на 6 языков пленарного заседании, и одновременная работа 4-х секций с 6 рабочими языками в каждой. Было установлено 20 кабин синхронного перевода, по 5 на каждую секцию, один комплекс из 5 кабин работал и на секцию и на пленарное заседание.  
Решения пленарного заседания
Синхронный перевод речи на 6 рабочих языков, раздача аудио сигналов всех языков синхронного перевода речи журналистам. Инфракрасные излучатели для синхронного перевода были подвешены на фермы для более равномерного и полного накрытия зоны нахождения посетителей. На трибуну были установлены микрофоны типа Gooseneck, для панельной дискуссии использовалась цифровая конгресс система Bosch DCN. Для  создания равномерного звукового давления были подвешены акустические системы Dynacord и использовалась подзвучка передних рядов зрителей. Коммутация звуковых сигналов была реализована с применением резервного микшерного пульта.  Световое обеспечение мероприятия было реализовано в рамках выполнения светового райдера ВГТРК.
Решения секционных залов
4 рабочие секции проходили одновременно, и одновременно работали 20 переводчиков синхронной речи, которые были за пределами секций и не могли видеть докладчика и его артикуляцию. Эта проблема была решена установкой в каждой кабине 19” монитора, на который шло изоюражение из соответствующей секции. Была применена купольная камера Bosch установленная в центр круглого стола. Купольная камера Bosch с блоком управления является единым комплексом с цифровой конгресс системой Bosch DCN. При активации цифрового микрофона купольная камера Bosch автоматически (не более 0,4 сек)  поворачивается на говорящего и настраивает фокус. В итоге на выходе блока управления купольной камеры Bosch мы всегда получаем изображение говорящего человека.
Световое решение было найдено исходя из размера квадратных комнат.  Высота застройки стенок была 5 метров, длина стены 13 метров. Высота до потолка Ледовой Арены 2000 более 20 метров.
Исходя из этих условий было предложено использовать для светового оборудования квадратный периметр из ферм, с длиной грани 8 метров и во внутреннюю часть периметра натянуть баннер, который зрительно дает ощущение потолка комнаты.
Решения зоны пресс-центра
Главная задача, которую необходимо было решить в  пресс центре,  заключалась в том, что бы журналисты могли получать информацию из 4-х секций одновременно и в одном месте.
Нами было предложена и реализована следующая концепция: расстановка плазменных панелей, на которые шла трансляция видео сигнала из каждой секции на соответствующие панели.  А звуковые сигналы (русский и английский) для каждой секции передавались через инфракрасные излучатели  на приемники синхронной речи. В итоге каждый журналист находившийся в пресс-центре мог выбрать на какую плазму-секцию ему смотреть за происходящим и на приемнике синхронного перевода речи мог выбрать соответствующее  звуковое сопровождение на русском или английском языке.
Решения в штабах и прочих зонах трансляции
Для гостей делегатов, различных штабов всевозможных структур были установлены плазменные панели на которых шла видеотрансляция и через приемники синхронного перевода речи можно было выбрать английский или русский звуковой ряд.